SIKAP SEKRETARIS YANG BAIK

SIKAP SEKRETARIS DALAM DUNIA BEKERJA

            Ada 5 sikap bekerja yang harus dimiliki setiap sekretaris yang professional :

1.   Accuracy (ketelitian)

      Sekretaris harus membiasakan diri untuk bersikap teliti dan hati-hati dalam

       bekerja; Misalnya hati-hati dalam berbicara, menghitung dan sebagainya. Bila

       seorang sekretaris tidak teliti dalam bekerja akan mengakibatkan dua

       kemungkinan :

a         Pimpinan yang teliti akan menemukan banyak kesalahan dan terpaksa harus meneliti kembali hasil pekerjaan sekretarisnya. Hal ini membebani pimpinan

.     b.    Pimpinan yang tidak teliti, akan terjerumus salah: berarti sekretaris membuat

       gagal pimpinanya.

      Untuk memiliki sikap ketelitian, sekretarisharus latian membiasakan diri        

      berkosentrasi pada pekerjaan yang dihadapinya

.2.    Follow through (melaksanakan pekerjaan secara sempurna)

       Mampu bekerja secara sempurna dan tuntas dari awal sampai akhir, tanpa banyak

       instruksi, pimpinan cukup hanya memberi inti atau pokok permasalahannya saja,

       maka si sekretaris mampu mengerjakan keseluruhan bagian dari tugas ini. Untuk

       dapat bersikap follow through, sekretaris harus detail minded, artinya mau

       memperhatikan, mengingat-ingat dan melaksanakan unit-unit yang sekecil-

       kecilnya dari suatu pekerjaan/masalah, sedangkan pimpinannya tidak harus detail

       minded.

3.   Good judgement (pertimbangan/perhitungan sebelum melaksanakan tindakan)

      Sikap penuh pertimbangan yang matang sebelum melaksanakan suatu tindakan  

      akan memperkecil resiko yang dihadapi sekretaris sehingga tidak merugikan

      pimpinan atau organisasinya. Untuk itu sekretaris perlu memperhatikan langkah-

       langkah berikut ini :

a.    Mendalami masalahyang dihadapi.

b.    Mempelajari dan menganalisa keterkaitan masalah yang dihadapi dengan

       factor-faktor lain.

c.    Membuat beberapa alternative dengan membuat solusi masing-masing, 

       lalu pilihlah solusi dengan resiko yang minimal.

d.    Bertindak sesuai dengan pertimbangan yang sudah dilakukan.

4.    Resourcefulness (panjang akal)

       Sikap tisak gampang menyerah apabila menemui kesulitan dalam pekerjaan. Ia

       harus mencoba berbagai cara untuk mengatasi kesulitan yang dihadapinya,

      dengan memakai akal sehatnya sebagai alat penuntun.

5.     Innitiative (inisiatif)

        Kemampuan mencari jalan keluar secara mandiri dari setiap permasalahan yang

       dihadapinya. Sikap ini dibutuhkan sekretaris untuk menjalankan tugas kreatif.

       Untuki bersikap inisiatif, sekretaris perlu memperhatikan :

a.    Dalam batas wewenang sekretaris

       Ia boleh langsung mengerjakannya, misalnya memperindah hiasan ruangan,    

       merapikan dan menyusun nomor-nomor telepon.

b.    Diluar wewenang sekretaris

       Ia sebaiknya berkonsultasi dengan pimpinannya sebelum melakukan tindakan    

       itu. Contoh mengubah tata letak ruangan kantor, membeli peralatan kantor

       yang baru, dan lain-lain.

Selain lima sikap bekerja yang telah dibahas diatas, sekretaris perlu memelihara human relations yang baik dengan semua orang yang terkait dengan posisinya sebagai sekretaris.

D. SIKAP SEKRETARIS DALAM HUBUNGAN ANTAR MANUSIA

1.   Discretion (bijakan)

      Sekretaris harus bersikap hati-hati, pandai menjaga mulut, menentukan mana yang boleh dikatakan dan mana yang tidak boleh, menentukan hal yang harus diperbuat dan hal yang harus dihindari.

      Contoh :

      secara tidak sengaja sekretaris membaca surat berisi usulan pemecatan seorang karyawan maka ia tidak boleh memberitahukan hal ini kepada siapapun.

2.   Consideration (pertimbangan)

      Bersikap mempertimbangkan secara rasional tindakan yang akan dilakukannya

      dengan menitikberatkan kepentingan orang lain diatas kepentingan pribadi.

      Contoh :

-          Sekretaris mempunyai janji dengan pacarnya, namun tiba-tiba harus bekerja lembur, maka sekretaris harus membatalkan janji dengan pacarnya.

-          Sekretaris sedang mengetik surat, tiba-tiba ada tamu, maka sekretaris harus menemui tamunya dulu.

-           

3.  Tactful (taktis)

     Sikap hati-hati dan pandai memilih kata dalam berbicara, sehingga membuat orang

     lain merasa senang dalam berhubungan dengannya, misalnya dalam hal :

a.       Memilih kata yang tepat di dalam berbicara.

         Pertama-tama kenali dulu siapa yang menjadi lawan bicara. Kepada orang- orang terhormat, gunakanlah kata-kata yang sopan : kepada orang-orang terhormat, gunakanlah kata-kata yang sopan : kepada orang yang halus    perasaannya, gunakan kata-kata yang tidak menyinggung perasaannya sedangkan menghadapinya orang yang perlu dihadapi dengan ketegasan,      gunakanlah kata-kata yang tegas.

b.      Tindakan

         Sebelum berindak, cermati dulu situasi dan kondisi pada saat itu. Misalnya :

         pada saat pimpinan sedang gusar, jangan mengajukan usulan proposal, karena          cenderung akan ditolak.

c.       Komentar

Berilah komentar bila dianggap perlu, dengan memilih kata-kata yang tepat.  Misalnya : bila penampilan seseorang calon sekretaris terlihat kurang  layak,maka sebaiknya diberi pengertian secara halus agar ia tidak   marah/tersinggung perasaanya.

d.      Memberi muka kepada orang lain

Bila perlu hal ini dilakukan dengan pura-pura tidak dengar atau tidak mengetahui sesuatu. Misalnya: pada suatu hari pimpinan sedang dimarahi  atasannya, kebetulan sekretaris melihatnya, maka sebaiknya si sekretaris pura-pura tidak melihat atau pura-pura tidak mengetahuinya.

e.       Loyality (kesetiaan)

         Bersikap setia dan jujur terhadap pimpinan khususnya, perusahaan pada umumnya. Tumbuhnya sense of longing (rasa ikut memiliki), serta menjaga    nama dan citra perusahaan. Loyalitas dapat ditunjukan dalam bentuk tindakan :

        1. Jangan licik atau main curang

         2. Bukan penghianat, bukan pula pemfitnah

         3. Selalu siap membantu kesulitan ataupun kesibukan pempinan

         4. Tenggang sara terhadap pimpinan ataupun orang lain.

     6. Objective (obyektif)

         Sikap menilai ataupun mempertimbangkan suatu masalah haruslah rasional, jangan berdasarkan kepentingan atau perasaan diri sendiri saja. Menilai sesuatu sebaiknya berdasarkan fakta, jangan dikira-kirs atau hanya diduga.